• اتلاف ناشی از تولید بیش از حد نیاز
• اتلاف ناشی از خرید بیش از حد کالا
• اتلاف ناشی از دوباره کاری یا ضایعات نمودن کالا
• اتلاف ناشی از حرکت های اضافی در محیط کار
• اتلاف ناشی از فرآیندهای ناقص
• اتلاف ناشی از انتظار تامین کالا
• اتلاف ناشی از نقل و انتقالات
• اتلاف ناشی از زمان
• اتلاف ناشی از اختصاص فضای اضافه برای کالا

انبار چیست:

بطورکلی انبار محل و مکانی (تحت کنترل) است، که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف به طور منظم و صحیح طبقه بندی شده و در آن برای مدتی نگهداری می شود.

تعریف کالا:

هرگونه ملزومات، قطعات یدکی ماشین آلات، ماشین آلات تولید، مواد اولیه، قطعات نیمه ساخته، محصول نهایی، ابزار تولید و ساخت، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید و ساخت، تجهیزات رایانه ای، ملزومات اداری، کالای تجاری که برای تولید یا پشتیبانی تولید یا فروش یا انجام خدمات استفاده می شود و تحت کنترل انبار می باشد، کالا نامیده می شود.

انبارداری و انبارش کالا (Warehousing and Storage):

انبارداری عبارت است از دریافت مواد و اقلام، تخلیه، بارگیری و نگهداری صحیح کالاهای مورد نیاز افراد، شرکت و سازمان در مکان هایی با شرایط مناسب و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوه ی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار و مقدار مصرف آن و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری می کند، اطلاق می شود. به بیان خلاصه انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان ورود تا لحظه تحویل است که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) باشد.

انواع انبار براساس نوع انبارش:

انبار مواد اولیه: کلیه مواد اولیه مندرج در لیست مواد اولیه (BOM) که جهت تولید محصول استفاده می گردد در این انبار ذخیره می شود.

انبار محصول نهایی: کلیه محصولات تولید شده آماده عرضه به مشتری و بازار در انبار محصول نهایی دسته بندی می شود.

انبار ضایعات: محل قرار گیری ضایعات بدون بازگشت تولید، جهت بازیافت یا فروش نگهداری می شود.

انبار قطعات و ملزومات: کلیه ابزارآلات تولید و ساخت، قطعات یدکی ماشین آلات، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید، تجهیزات رایانه ای و اداری، لوازم خدماتی، محوطه سازی، بهداشتی و رفاهی، کالاهای تجاری در این انبار ذخیره می گردد.

انبار نیمه ساخته: مکانی جهت نگهداری قطعات حین تولید، قطعاتی که از شکل مواد اولیه خارج شده و یک یا چند مرحله تولید یا مونتاژ روی آن انجام گرفته باشد ولی هنوز به محصول کامل در نیامده باشند.

انبار کالای امانی: کالایی در این انبار نگهداری می شود که به صورت امانت در اختیار شرکت و یا سازمان باشد و در آینده به امانت دهنده عودت داده می شود.

1. انواع سند های اصلی انبار:

در زیر به شرح چند نمونه از اسناد مهم انبار پرداخته شده است.

رسید موقت انبار:

فرمی است موقت و ارزش آن تا صدور رسید قطعی انبار است و زمانی از آن استفاده می شود که نیاز به انجام پروسه هایی برای امکان صدور رسید قطعی لازم باشد، عموماً رسید موقت انبار جهت کنترل اقلام از نظر مقداری و کیفی قبل از رسید دائم صادر می شود، این فرم از نظر حسابداری مبنای عملیات نمی باشد.

هرگاه کالایی وارد انبار می شود ابتدا رسید موقت شده بعد از انجام کنترل های لازم رسید قطعی و دائم صادر می شود.

رسید انبار:

از مهم ترین اسناد رایج انبار است و به آن رسید دائم هم می گویند، انباردار به محض این که کالایی تحویل گرفت، اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار بعد از رسید موقت و کنترل های لازم می نماید. این رسید به منزله تایید نهایی تحویل کالا تلقی می شود و مبنای عمل است.

برگ درخواست کالا از انبار:

برای این که هر واحدی اعم از واحدهای تولیدی و غیر تولیدی اجناس مورد نیاز خود را از انبار دریافت کند، بوسیله ی تکمیل فرم درخواست کالا تقاضای خود را به اطلاع انبار می رساند، فرم درخواست کالا از انبار تکمیل و به امضای واحد متقاضی رسیده و توسط مدیر مربوطه تائید و برای تحویل گرفتن اجناس مورد نیاز به انبار مربوطه مراجعه می شود. 

انبادار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا و صحت برگ درخواست کالا از انبار چنانچه اجناس یا کالای مورد تقاضا موجود باشد اقدام به تحویل کالای درخواستی متقاضی و صدور سند حواله انبار می نماید، در غیر اینصورت در صورت نداشتن موجودی اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کالا و ارجاع آن به واحد تدارکات و خرید می نماید. 

حواله انبار:

از مهم ترین اسناد رایج دیگر انبار، حواله انبار است. انباردار بعد از دریافت فرم درخواست کالا از انبار و تحویل هر گونه کالا از انبار به واحدهای متقاضی یا خریداران و خروج کالا از انبار اقدام به صدور سند حواله نموده و این سند به منزله تایید نهایی خروج کالا از انبار می باشد و در اسناد حسابداری سند می گردد.

برگ سفارش خرید:

برگ سفارش خرید فرمی است که توسط انبار در صورت کسری موجود کالاها و با در نظر گرفتن سیستم کنترل موجودی صادر و با استفاده از آن واحد بازرگانی و خرید قادر است اقلام را به استناد آن خریداری و کالای مورد نیاز را تامین نماید

اگرچه مفهوم انبار برای خیلی از افراد، مفهومی بدیهی به نظر می رسد اما مفهوم این واژه در سازمانها تا حدودی متفاوت از برداشت عامیانه آن است.

انبار و انبارداری (warehouse / warehousing)

در برداشت عامیانه، انبار فضایی است که کالا، اجناس و سایر موجودی ها در آن نگهداری می شوند، اما آنچه از تعریف انبار، در سازمانها مدنظر قرار می گیرد عبارت است از محل و فضایی که در آن یک یا چند قلم کالا براساس یک سیستم منظم و طبقه بندی شده نگهداری می گردند.
براین اساس انبارداری عبارت است از کلیه عملیات و فعالیت های مربوط به تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز، نگهداری صحیح و اعمال کنترلهای موثر بر اقلام مذکور و تحویل آنها به مصرف کننده، طبق یک سیستم منظم و با رعابت مقرارت و دستورالعمل های حاکم بر سازمان به نحوی که موجبات سهولت در ورود و خروج کالا با حداقل هزینه را فراهم می آورند. به بیان دیگر انبارداری شامل اجرای یک سری روشهای سیستماتیک و اعمال کنترلهای موثر از لحظه دریافت کالا تا زمان تحویل آن به مصرف کننده و خروج از انبار می گردد.

انواع انبارها از نظر فرم ساختمانی و مهندسی

انبار پوشیده

این نوع انبارها از چهار طرف دیوارکشی شده و محصور است و دارای سقفی متناسب با زیرسازی ساختمان می باشد. برای این نوع انبارها درب های ورودی و خروجی در نظر گرفته شده که تمام نقل و انتقالات از همین درب ها مقدور می باشند و برای نگهداری کالاهایی های که به علت مواد خاصی که در آنها وجود دارد باید در فضای بسته قرار گیرند بکار گرفته می شوند مانند سیلوها، انبار لوازم اداری و ...

انبار سرپوشیده یا هانگارد

این گونه انبارها فاقد حصار و حفاظ جانبی بوده و فقط دارای سقفی متناسب با وضعیت انبار بوده که بر روی پایه هایی نصب شده است. این نوع انبار کالا را از باران و تابش مستقیم آفتاب حفظ می نماید، مانند انبار قطعات و برخی ماشین آلات، انبار علوفه و...

انبار باز یا محوطه

این انبار فاقد هرگونه حفاظ و یا سقف بوده و بصورت محوطه و محدوده باز می باشد. در این نوع انبارها اجناسی که در مقابل بارش و نور آفتاب خاصیت خود را از دست نمی دهد، نگهداری می شوند. مانند انبار سنگ، موزائیک و برخی ماشین آلات ، انبار ضایعات

انواع انبار از نظر نوع کالا

این گونه انبارها برحسب نوع کالا و مشخصات موجودی هایی که در آن نگهداری میشود به چندین نوع تقسیم می شوند از جمله انبار مواد اولیه، انبار کالای نیمه ساخته، انبار کالای ساخته شده و محصول نهایی، انبار لوازم یدکی، انبار ضایعات و انبارهای خاص مانند انبار مواد شیمیایی و ...

انواع انبار براساس ویژگی کالایی که در آن نگهداری می شود

انبار کالای فاسد شدنی

این نوع انبارها به منظور نگهداری مواد و کالاهای خاص و مطابق با مشخصات و شرایط ضرروی جهت نگهداری آنها ساخته می شوند. مانند انبار مواد غذایی که این انبارها باید دارای سیستم های سرمایشی و گرمایشی برای کنترل درجه حرارت و دمای مورد نیاز سیستم تهویه و ... باشد مثل سردخانه ها.

انبار مواد آتش زا و قابل احتراق

این انبار برای نگهداری کالاهایی بکار می رود که دارای قابلیت انفجار و یا اشتعال می باشد و لذا باید مقررات حفاظتی ویژه ای در مورد آنها رعایت کرد و حتی الامکان از نگهداری، منابع حرارتی در این نوع انبارها اجتناب کرد و کالا را در درجه حرارت معین مواظبت نمود مانند بشکه های نفت و بنزین و کپسول های گاز و ...

انبار مواد فله

این انبار برای نگهداری موادی که بدون بسته بندی خاصی در یک جا نگهداری می شوند بکار می رود. به این انبارها سیلو نیز گفته می شود. مانند سیلوی گندم، سیمان.

انبار مواد شیمیایی

این انبارها مخصوص نگهداری کالایی هستند که از ترکیبات شیمیایی بدست آمده اند و ممکن است تماس با آنها به انسان و یا سایر کالاها آسیب برساند. برخی از این نوع مواد در خارج از درجه حرارت ویژه ای دچار تغییر و یا اشتعال می شوند، لذا باید شرایط ایمنی خاصی برای آنها در نظر گرفت مانند انبار کود شیمیایی، انواع اسید، تینر و الکل ها.
دربرخی از سازمانهای دیگر مسئولیت انبار و کنترل و نظارت برا نبار و کارکنان آن بر عهده مدیر انبار است و مدیر انبار نیز مستقیماً زیر نظر مدیر موسسه فعالیت می کند.

موجودی کالا

موجودی کالا حجم زیادی از دارایی های موسسات محتلف و علی الخصوص موسسات تولیدی و تجاری را تشکیل داده، فعالیتهای مرتبط با موجودی های بخش وسیعی از هزینه های عملیاتی و تولیدی را به خود اختصاص می دهند. تعاریف متعددی از موجودی کالا ارائه شده ولی کامل ترین این تعاریف عبارت است از اقلامی از دارایی های مشهود و متعلق به یک موسسه که

1. برای فروش در جریان عادی فعالیتهای تجاری موسسه نگهداری می شوند
2. به منظور ساخت و فروش محصول در فرایند تولید قرار داشته باشند 
3. در تولید کالا و خدمات قابل ارائه و فروش به مصرف برسند. 

از تعریف فوق چنین استنباط می شود که اولاً موجودی کالا یک قلم از دارایی های سازمان است، ثانیاً موجودی کالا دارایی های غیر مشهود مانند سرقفلی، حق تألیف و ...را شامل نمی گردد.
ثالثاً موجودی کالا شامل کالای ساخته شده، نیمه ساخته، مواد خام و یا قطعاتی که بطور مستقیم و یا غیر مستقیم در جریان تولید محصول مورد استفاده قرار می گیرند نیز می گردد و بالاخره اینکه موجودی های مصرفی بوده و دائماً در گردش و جریان می باشند. وجه تمایز بین موجودی کالا و دارایی های ثابت نیز در همین مصرفی بودن موجودی هاست.

تقسیم بندی موجودی انبار

الف) تقسیم بندی موجودی ها براساس سرعت مصرف

1. اقلام کم مصرف (کندمصرف) 
2. اقلام کثیرالمصرف (پرمصرف)

ب ) تقسیم بندی موجودی ها براساس اهمیت

اجزاء سیستم انبار

همانگونه که گفته شد هر سیستم دارای یک سری اجزاء می باشد که در ارتباط با همدیگر بوده و تشکیل دهنده یک مجموعه هدفمند می باشند. سیستم انبار نیز برای خود اجزایی دارد که برخی از این اجزاء عبارتند از:

نیروی انسانی

نیروی انسانی انبار شامل کلیه افرادی می شود که در مراحل مختلف انبارداری سازمان (از درخواست خرید کالا تا مرحله تحویل آن به مصرف کننده) فعالیت دارند. این افراد عبارتند از مدیران انبارها، انباردار یا کارمندان انبار، خدمه انبار و ... هر کدام از این افراد وظایف خاصی را انجام می دهند که در زیر به این وظایف اشاره می کنیم.

مدیران انبار:

مدیران انبار شامل کلیه افرادی می گردند که در مشاغل مرتبط با انبار وظیفه سیاست گذاری برای بخش انبارهای سازمان و برنامه ریزی برای موجودی کالا و نیز سازماندهی تشکیلات انبارها را برعهده دارند. مهمترین وظایف مدیران انبار به شرح ذیل می باشد:

1. برنامه ریزی و تعیین روشهای انبارداری
2. نظارت کلی بر انبارها و کنترل مدارک مربوطه 
3. ایجاد هماهنگی بین اجزاء مختلف سیستم انبارداری
4. کنترل و برنامه ریزی منابع انسانی و مالی انبارها 
5. تهیه و تنظیم گزارش ها و مکاتبات اداری
6. اتخاذ تصمیمات برنامه ریزی نشده مانند وارد کردن یا خارج کردن برخی کالاها درشرایط خاص (کالاهای امانی، انبار موقت و ...)

انبارداران

منظور از انبارداران کلیه کسانی هستند که وظایف اجرایی انبار را برعهده داشته و مسئولیت دریافت، نگهداری و حفظ وحراست از موجودی کالاهای انبار و نیز فراهم آوردن اسناد و مدارک و ثبت و ضبط و ارائه اطلاعات موردنیاز مدیران را برعهده دارند. وظایف اصلی انبارداران عبارت است از:

1. تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک
2. صدور فرم های مختلف به منظور کنترل ورود و خروج کالا از قبیل فرم درخواست خرید، قبض انبار و رسید انبار، برگشت از مصرف / توزیع برگ سفارش و حواله و ... 
3. ثبت مشخصات کالای وارده و صادره در دفاتر و کارتهای انبار
4. نگهداری، طبقه بندی و کدگذاری کالا در انبار 
5. تعیین زمان و مقدار سفارش 
6. حفظ و حراست از اجناس و کنترل آنها و نگهداری اسناد و مدارک مربوطه

مسئول انبارها در هر سازمان وظیفه برآورد، پیش بینی و تهیه و تأمین احتیاجات و نیازمندی های سازمان در تمام اوقات را برعهده دارد. همچنین طبقه بندی، شماره گذاری و تنظیم و ترتیب اجناس و حفظ و نگهداری آنها برطبق روشهای متداول از دیگر وظایف مسئول انبارها است.
هر اداره انبار در یک سازمان از مخزن های تخصصی برای رفع نیازهای خاص آن سازمان تشکیل می گردد. مانند مخزن قطعات لوازم یدکی، مخزن کالای مصرفی و ... که هر مخزن از ترکیب چند انبار شکل می گیرد.
انبارهای ذخیره نیز انبارهایی هستند که احتیاجات کلی سازمان درآنجا گرد آمده و به مرور زمان به انبارهای جزء انتقال داده می شود.

اهداف و مزایای سیستم انبار

ایجاد یک سیستم صحیح انبارداری در سازمانها موجب سودآوری موسسه بوده و مزایایی را برای سازمان به دنبال دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:

1. دریافت و نگهداری درست کالاها 
2. جلوگیری از خریدهای تکراری و یا بیش از اندازه کالا
3. تسریع در انجام امور سازمان و جلوگیری از وقفه در تولید 
4. خرید به اندازه و به موقع کالا و صرفه جویی در هزینه ها ی خرید و انبارداری 
5. شناسایی کالاهای موجودی در انبار به گونه ای آسانتر و دسترسی راحتتر به کالاها، بخصوص در موسسات با حجم موجودی های زیاد و متنوع 
6. در دسترس داشتن اطلاعات موردنیاز تصمیم گیرندگان در هر زمان که نیاز باشد.
7. کاهش اتلاف و ضایعات کالاها 
8. کاهش سوء استفاده های احتمالی در انبارها 
9. کاهش رکود سرمایه ناشی از نگهداری بیش از حد کالاهای کم گردش در انبار 

سیاست های انبارداری

در تنظیم سیاست ها و رویه های انبارداری باید به نکات زیر توجه نمود.

• مکان انبارها باید به واحدهای مصرف کننده و دریافت کننده کالا نزدیک باشد. 
• تا حد امکان باید از تعداد انبارها کاست
• در صورت تعدد انبارها، کنترل عملیات این انبارها باید توسط واحد مرکزی صورت پذیرد. 
• جریان نقل و انتقال کالا بین واحدها (ضمن رعایت مقررات و موازین مربوطه) باید به سهولت انجام پذیرد. 
• برای قیمت گذاری و حسابهای مصرف کالاها در انبار باید سیستم های ساده و روشنی در نظر گرفت. 
• باید اصول و روشهای ساده و جامعی برای کدگذاری و طبقه بندی و نگهداری کالا در انبار بکار گرفته شود. 
• مقامات صلاحیت دار برای دریافت کالا تعیین شده و در حد امکان از تعداد این افراد کم شود. 

خلاصه

موجودی کالا یکی از اقلام مهم در سرمایه خیلی از سازمانها محسوب می شود، بطور کلی در برخی موارد تا 30 الی 40 درصد دارایی های برخی موسسات را بخود اختصاص می دهد که نگهداری از آنها امری مهم و حیاتی برای سازمانها محسوب می شود. براین اساس انبارداری را در کلیه عملیات مربوط به تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز، نگهداری و کنترل آنها و تحویل به موقع این اقلام به واحدهای دریافت کننده با حداقل هزینه و رعایت مقررات و دستورالعمل های حاکم بر سازمان تعریف می نمائیم.
انواع مختلفی از انبارها مثل انبارهای فلزی، بتونی، لوله ای، هانگارد، باز، انبار مواد فله، مواد شیمیایی، انبار ضایعات، انبار ترانزیت و ... وجود دارد که هر کدام برای نگهداری نوع خاصی از مواد و کالاها استفاده می شوند. تشکیلات داخلی و جایگاه انبارها در برخی سازمانها متفاوت از سازمانهای دیگر می باشد که این جایگاه به عواملی مثل اندازه، نوع فعالیت سازمان و ... دارد. همچنین اقلام موجود در انبارها متنوع بوده و از مواد اولیه و نیمه ساخته گرفته تا کالاهای ساخته شده و اجناس اسقاطی را شامل می شود.
به منظور بهره برداری مناسب از انبارها، هرکدام از اجزاء سیستم انبار باید هماهنگ با سایر اجزاء وظایف تعریف شده خود را به نحو احسن انجام دهد.

در این مقاله سعی داریم شیوه های ورود کالا، انواع فرم ها و روش های کدگذاری صحبت کنیم.

انبارداری

فرایند انبارداری را بصورت مراحلی شامل تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز و پس از آن طبقه بندی و نگهداری صحیح کالا براساس یک سیستم منظم که موجب سهولت دسترسی به کالا گردد تعریف نمودیم. در این ?مقاله ابتدا به بررسی شیوه ها و روشهای ورود کالا به انبار و عملیات مربوط به طبقه بندی و نگهداری صحیح موجودی کالا در انبار اعمال می گردند تحت عنوان کدگذاری کالاها، روشهای انبار کردن و طبقه بندی و چینش اصولی کالاها و حمل و نقل کالا در انبار و... بطور مفصل تر مورد اشاره قرار می گیرند. در ادامه روشهای خروج کالا از انبار و تحویل آن به مصرف کننده (یا سایر استفاده کنندگان) تشریح شده و در پایان نیز به برخی از شیوه ها و مدلهایبرنامه ریزی سفارشات و کنترل فرایندهای انبارداری اشاره می شود.

شیوه های ورود کالا به انبار

پس از تصمیم گیری مسئولین انبار در مورد خرید (و یا ساخت) کالای مورد نیاز و خرید آنها توسط مأمورین خرید سازمان کالای مذکور با طی مراحل اداری مربوطه و تکمیل اسناد حسابداری و فرمهای انبار تحویل انباردار می گردد. علاوه بر خرید، از طرق دیگر نیز کالا وارد انبار می شود. بطور اجمالی کالا و مواد یک سازمان از طریق مبادی و کانالهای زیر به انبارها وارد و به موجودی های سازمان افزوده می شوند.

دریافت کالاهای خریداری شده توسط مأموران خرید سازمان

هرگاه کالایی از سوی واحدهای سازمان درخواست شود که در انبار موجود نباشد، و از سوی انباردار (و یا واحد درخواست کننده) فرم درخواست خرید کالا تهیه و تنظیم می گردد و مأمور خرید نیز طبق قوانین و مقررات مربوطه اقدام به خرید کالاهای مذکور از بازار نموده و کالای خریدای شده از سوی مأمور خرید همراه با یک نسخه از فرم تقاضای کالا و درخواست خرید به انبار تحویل داده می شود که پس از اعمال کنترلهای لازم از سوی انباردار و ثبت اطلاعات آن در سیستم نظام نوین مالی، رسید کالا صادر و به مأمور خرید تحویل می گردد.

تحویل موقت

در صورتی که لوازم یا کالای دریافت شده نیاز به بررسی های فنی و تخصصی بیشتری داشته باشد که در توانایی تخصصی انباردار نبوده و یا اینکه مستلزم بررسی طولانی تری باشد برای کالای مذکور رسید موقت انبار صادر شده و سپس کالای مذکور یا نمونه ای از آنها برای کنترل و حصول اطمینان از کیفیت آن به واحدهای مربوطه ارسال می گردد. چنانچه نظرات کارشناسی که معمولاً در غالب فرم کنترل کیفیت ارائه می شود کیفیت کالا را تأیید نماید، رسید تحویل دائم انبار برای آن صادر می گردد.

تحویل دائم

چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آنها را با اسناد مربوطه مورد تأیید قرار دهد، کالا بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.

چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آنها را با اسناد مربوطه مورد تأیید قرار دهد، کالا بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.

چگونگی دریافت کالا

دریافت کالای خریداری شده از خارج کشور

در این نوع خریدها، تحویل کالا به نوع قرارداد خرید خارجی بستگی دارد و انباردار نیز پس از تحویل کالا، اطلاعات آن را در کارت انبار (کامپیوتر) ثبت نموده و برای آن رسید انبار صادر می نماید.

دریافت کالای خریداری شده از طریق مناقصه

در این روش کالایی که از طریق مناقصه خریداری شده از سوی فروشنده به انبار تحویل گردیده و انباردار نیز پس از مطابقت دادن آن با مفاد قرارداد، اقدام به صدور رسید انبار و تنظیم صورتمجلس تحویل کالا در چند نسخه می نماید که به اتکاء همین صورت مجلس تحویل کالا، حساب فروشنده تسویه می گردد.

دریافت کالای مرجوعی (برگشتی)

به دلایل مختلف ممکن است کالای خارج شده از انبار، مجدداً به انبار برگشت داده شود که در این صورت انباردار پس از اعمال کنترلهای لازم و حصول اطمینان از صحت کالا، برای ورود مجدد آنها به انبار فرم «برگشت کالای مرجوعی» صادر می نماید. از جمله دلایل برگشت کالا به انبار می توان به مازاد بر نیاز دریافت کننده بودن، معیوب و یا غیر قابل استفاده بودن کالا برای واحد دریافت کننده و... اشاره نمود.

دریافت کالا از سایر انبارهای سازمان

یکی دیگر از راههای ورود کالا به انبار، دریافت کالاهایی است که از انبارهای ذخیره، مخزن و یا سایر انبارهای موسسه به انبار موردنظر ارسال می گردد.

دریافت کالای امانی

طبق توافقات فی مابین موسسات، ممکن است کالا (ابزار، قطعات و...) سازمانی به سازمانی دیگر امانت داده شود که در این صورت انبار دریافت کننده برای کالای مذکور فرم دریافت کالای امانی صادر می نماید. کالای مذکور بصورت موقت دریافت شده و لذا کد وشماره موقت برای آن در نظر گرفته می شود.

نگهداری کالای انبار

1)اهمیت نگهداری کالا

همانگونه که اشاره شد انبارداری فرایندی است که از زمان دریافت کالا توسط انباردار تا زمان تحویل دادن کالا به مصرف کننده را در بر می گیرد. پس از ورود کالا به انبار ضروری است تا مراقبت های لازم از کالا بعمل آمده و تا زمان مذکور محافظت گردد. در راستای نگهداری صحیح و شایسته از موجودی انبار، اصول و روشهای مختلفی مورد استفاده قرار می گیرند که در ادامه به بررسی اصول و فنون مذکور می پردازیم.

2)کدگذاری

به منظور شناسایی و تفکیک راحت تر کالاهای انبار و دسترسی سریع و آسان به آنها لازم است تا برای کالاها و محل استقرار آنها در انبار رمزهایی (کدهایی ) در نظر گرفته شود. کدها عبارتند از هرگونه علامت، حرف، عدد و یا ترکیبی از آنها که بصورت قراردادی برای تفکیک کالاهای انبار مورد استفاده قرار می گیرند و کد گذاری نیز عبارت است از روشی قراردادی و منظم که از طریق آن اطلاعات خاصی بصورت مختصر و در عین حال دقیق از شخصی به شخص دیگر انتقال می یابد (از فرستنده به گیرنده)

کدهای مورد استفاده از یک سازمان ممکن است جنبه فراگیر و حتی جهانی داشته باشد و یا اینکه صرفاً ویژه سازمان خاصی باشند که بصورت قراردادی تعریف و طراحی شده اند. لازم به ذکر است که دامنه استفاده از کدها بسیار فراگیرتر از اقلام انبار بوده و در مسائل مختلفی مثل سیستم های حسابداری، دفترداری، شماره های پرسنلی، فروشگاه ها، مخابرات، خط تولید و... بکار می روند.

برخی از مهمترین فواید استفاده از کدگذاری در انبارها عبارتند از:

1. تشخیص و تفکیک آسان و سریع کالاها از همدیگر
2. صرفه جویی در زمان و هزینه های ناشی از نوشتن شرح مفصل کالاها
3. بهبود فرایند ثبت و نگهداری اطلاعات
4. تقلیل حجم اطلاعات و افزایش سرعت تبادل اطلاعات
5. فراهم آوردن امکان استفاده از سیستم های رایانه ای (کامپیوتر) در طبقه بندی و شناسایی کالاها
6. ایجاد وحدت رویه و کاهش اشتباهات: این اشتباهات ممکن است برگرفته از ناهماهنگی بخش های مختلف سازمان در نوشتن شرح های طولانی کالا یا نامگذاری متفاوت آنها باشد.
7. تسهیل فرایند دریافت، طبقه بندی و نگهداری از کالا در انبار و ایجاد نظم در چیدن کالا

روش های متعددی برای کدگذاری وجود دارد که پرمصرف ترین آنها روش عددی و روش کدگذاری میله ای بار کد می باشد.

1-2- روش کدگذاری میله ای (بارکد)

کدهای میله ای یکی از روشهای متداول کدگذاری در سیستم های کامپیوتری هستند که دامنه بکارگیری آنها روز به روز در حال گسترش می باشد و از شناسایی کالاها در انبار تا ثبت و ضبط اطلاعات ورودی و خروجی کالا، فروشگاه ها، کتابخانه ها و موارد مشابه را شامل می شود. در این روش کدهای به جای ارقام به وسیله میله های روشن و تاریک و با ضخامت های مختلف نمایش داده می شوند و هر میله بیانگر یک سری اطلاعات خاص می باشد. این اطلاعات ممکن است نام کالا، تعداد، قیمت، تاریخ تولید و انقضا و یا سایر اطلاعات مورد نیاز در مورد کالاهای انبار (و یا پرسنل ) باشد.

اطلاعات مذکور از طریق میله ها به صورت رمز درآمده و پس از بازخوانی به وسیله دستگاه های کارت خوان، تبدیل به حروف و ارقام می شوند و اطلاعات موردنیاز را منتقل می نمایند. یقیناً استفاده از این روش مستلزم بکارگیری سیستم های رایانه ای و تجهیزات خاصی است که با توجه به فراگیر شدن کاربرد رایانه ای در امور مختلف، کدگذاری میله ای نیز جایگاه مهمتری می یابد.

3)طبقه بندی و استقرار کالاها در انبار

تنوع و تعدد حوادث و امورات پیرامون انسانهاو محدودیت ذهن انسان درشناسایی همه این پدیده ها، باعث گردیده تا آدمی بطورطبیعی، درهرمحیطی که قرار می گیرد بلافاصله براساس برخی ویژگیهای مشترک پدیده های آن محیط به طبقه بندی امور و تفکیک آنها از همدیگر بپردازد.

طبقه بندی عبارت است از فرایند تقسیم و دسته بندی انواع کالاها و اقلام موجود به گروه هایی که دارای ویژگیها و صفات مشترک بوده به طوری که بتوان براساس آن ویژگیها یک گروه را از سایر گروه ها متمایز نمود.هدف اصلی از طبقه بندی کالاهای انبار، سهولت در تشخیص و تفکیک آنها از همدیگر می باشد و لذا طبقه بندی کالا معمولاً در مواردی اجرا می شود که تنوع و تعدد اقلام زیاد باشد.

طبقه بندی کالاها را می توان بر مبناهای مختلفی اجرا نمود، برخی از این مبناها عبارتند از:

4)تفکیک کالاها بر مبنای مشخصات و ویژگیهای مختلف آنها

در این روش کالاها را براساس برخی ازویژگیها مانند رنگ، جنس، کیفیت، اندازه و... طبقه بندی می نمایند. مثلاً می توان کالاهای شیمیایی، پلاستیکی، چوبی، فلزی و... را در گروه های اصلی دسته بندی کرده، درمرحله بعد هر کدام را براساس ویژگیهای دیگری مثل کیفیت، اندازه یا رنگ و.. از همدیگرتفکیک کرد.

1-4) تفکیک کالاها براساس نام و حروف الفبا

در این روش کالاها را براساس حروف الفبا از همدیگرتفکیک کرده و براساس حروف درجاهای مشخص در انبار نگهداری میشوند.

2-4) تفکیک کالاها براساس تاریخ

در انبار می توان کالا را طبق تاریخ ورودشان به انبار قرار داده و از همدیگر جدانمود.

3-4) تفکیک کالا براساس کاربرد

در این روش که رواج بیشتری نیز دارد، کالاها را براساس کاربرد مشترکی که دارند به گروه های اصلی و فرعی تقسیم کرده و برهمین اساس نیز در انبار نگهداری می شوند. مثلاً می توان کالاهای مورد استفاده در ساخت محصول، لوازم یدکی و مواد مصرفی و غیره را در دسته های جداگانه ای قرار داد.

5)چیدن کالا در انبار

پس از وارد کردن کالاها به انبار لازم است تا این کالاها طبق یک نظم خاصی در انبار استقرار یابند. چیدن صحیح کالا در انبار نقش مهمی در افزایش راندمان کاری انبارها دارد. چینش صحیح کالاها ضمن ایجاد نظم و ترتیب در انبار در کاهش هزینه هایی مثل هزینه های مربوط به حمل و نقل، زمان، صدمه دیدن کالا، فضای اشغال شده و موارد مشابه بسیار موثر است.

1-5) شاخص های چیدن کالا درانبار

در چیدن صحیح کالاها در انبار باید یکسری اصول ونکات را در نظر گرفت. برخی از مهمترین عوامل و شاخص های مورد توجه برای چیدن اجناس در انبار عبارتند از:

1-1-5) میزان استفاده و تقاضا برای کالا

یکی از مهمترین عواملی که در چیدن اجناس در نظر گرفته می شود میزان کاربرد و تقاضا برای کالاست. اجناسی که میزان تقاضا برای آنها بالاست و به میزان زیادی در انبار جا به جا می شوند (حمل و نقل و ورود و خروج آنها به انبار زیاد است) باید در نقاطی از انبار قرار گیرند که به راحتی در دسترس بوده و احیاناً نزدیک به درب انبار قرار داده شوند. تااز میزان جابه جایی و حمل و نقل آنها کاسته شود. براساس میزان تقاضا برای اجناس آنها را می توان به سه دسته تقسیم نمود:

1. اجناس کثیرالمصرف (سریع)
2. اجناس با مصرف معمولی
3. اجناس کم مصرف (کند)

3-5) وجه تشابه

2-1-5)یکی از اصول رایج در انبارها کنار هم قرار دادن اجناس مشابه است. اجناسی که دارای کاربرد مشابه و یا مکمل بوده و یا در یک سیستم واحد بکار گرفته می شوند، لازم است تا در انبار نیز در یک محدوده نگهداری شوند مثلاً در انبار لوازم یدکی، کلیه اجزائ سیستم ترمز، سیستم گرمایشی و سرمایشی خودرو و... بهتر است در یک محدوده قرار گیرند. از آنجا که معمولاً این کارها همزمان درخواست می شوند نزدیکی آنها به هم باعث کاهش ترددها و سرعت در دستیابی به آنها می شوند و یا در انبارهای مواد غذایی چیدن مواد غذایی متجانس که معمولاً همزمان درخواست می شود.

3-1-5) اندازه، حجم و مشخصات فیزیکی کالاها

کالاهای انبار را می توان به اقلام سبک و اقلام سنگین دسته بندی نمود. همچنین از بعد اندازه می توان آنها را به اجناس کم حجم و کوچک و اقلام بزرگ تقسیم نمود. بر این اساس بهتر است کالاهای سنگین و اقلام بزرگ را حتی الامکان در نقاط نزدیک و در ارتفاع پایین نگهداری کرد و کالاهای کوچک و سبک را در نقاط دورتر و در صورت کمبود فضا در ارتفاع بالاتر نگهداری نمود زیرا حمل و نقل آنها راحت تر و کم هزینه است. برای اقلام بزرگ معمولاً قفسه ها و جایگاه های زمینی در نظر گرفته می شود حال آنکه برای اقلام کوچک معمولاً از قفسه های چند طبقه و یا کشویی استفاده می شود.

حتی نوع و شکل قفسه ها نیز باید بگونه ای متناسب با شکل و اندازه کالاها تعیین شود مثلاًاگر کالاها باریک و یا بلند باشند و یا عرض و طول مشخصی دارند باید بر همین مبنا قفسه ها و جایگاه های استقرار را تنظیم کرد.

4-1-5) مشخصات کیفی اجناس

در چیدن اجناس در انبار، توجه به ویژگیهای کیفی،‌ترکیبات و مشخصه های اجناس از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است. در مواجهه با ویژگیهایی مثل ترکیبات شیمیایی و اثرپذیری شیمیایی آن از محیط پیرامونی خود، فساد پذیری، قابلیت اشتعال، قابلیت انفجار،شکستنی بودن، حالت کالا (مایع، جامد، گاز) و ارزش و قیمت آن باید شرایطی خاصی را فراهم نمود و هر کدام از این ویژگیها تدابیر انبارداری خاصی را طلب می کند.

6)استفاده بهینه از فضای انبار

به منظوراستفاده از فضای انبار و استقرار کالاها در انبار برخی نکات باید مورد توجه قرار گیرند:

1-6) حداکثر استفاده از فضای انبار

از آنجا که انبارها از جمله سرمایه های گرانبها و هزینه بر هستند لذا باید سعی نمود تا از حداکثر فضای عمودی و افقی انبار استفاده بعمل آورده شود. قرار دادن کالاها بر روی همدیگر، بکارگیری قفسه های چند طبقه ای، استفاده از قفسه هایی با اندازه متناسب با کالاها و...

2-6) استفاده از فضاهای خارجی انبار

برخی کالاها را می توان در فضای باز و یا با پوشش کم در فضای خارجی انبار نگهداری کرد که استفاده از این فضاها باعث کاهش هزینه و افزایش راندمان انبار می گردد.

3-6) در نظر گرفتن زمان

مصرف برخی کالاها جنبه فصلی دارد (مثل لوازم یدکی کولر ها و...)‌لذا در انبار می توان با جابه جایی فصلی آنها میزان تردد را در انبارها به حداقل رساند.

4-6) رعایت فاصله ها در انبار

در تنظیم قفسه ها و چیدن آنها باید دقت شود تا ضمن آنکه حداکثر بهره برداری از فضا بعمل آید در عین حال تردد افراد و جابه جایی کالا درا نبار را با مشکل مواجه نسازد.

علائم استاندارد بسته بندی

به منظور آگاهی دست اندرکاران سیستم انبارداری و کلیه افرادی که به نحوی با اجناس و اقلام مختلف کار می کنند بر روی بسته بندی این اقلام از علایم استانداردی استفاده می گردد که برخی از این علائم عبارتند از:

• برچسب عکس چتر: این علامت حاکی از آن است که این کالا باید دور از آب نگهداری شود و نفوذ آب به داخل بسته موجب خسارت و صدمه به کالای درون آن می گردد.
• برچسب جام شیشه ای: نشان دهنده شکستنی بودن کالای درون بسته و ضرورت رعایت احتیاط در حمل آن می باشد.
• علامت فلش: نشان دهنده جهت قرار گرفتن کالا در بسته است و لذا بسته کالا باید در جهت تعیین شده توسط فلش نگهداری و حمل و نقل گردد.
• علامت دو خط موازی و عدد روی آن (n):این علامت چنین بیان می کند که حداکثر به این تعداد می توان از این نوع کالا را روی همدیگر قرا داد بدون آنکه به کالا صدمه وارد شود و در عین حال اگر بیش از این تعداد کالا روی همدیگر قرار گیرند ممکن است به محتوای بسته صدمه وارد گردد.
• برچسب شعله: این علامت حاکی از قابلیت اشتعال محتوی بسته است و لذا بسته مورد نظر را باید در شرایط خاص نگهداری نمودو از جمله اینکه باید در درجه حرارت و دمای مشخص و به دور از برخی از کالاها و یا به دور از برخی فضاها مثل کنارپنجره و یا شوفاژ قرار داد.
• برچسب قابل انفجار: این برچسب که معمولاً با عبارت قابل انفجار مشخص می گردد، نشان می دهد که کالاهای مذکور قابلیت انفجار داشته و لذا باید با احتیاط حمل و جابه جا گردد و از صدمه دیدن و ضربه خوردن به آن جلوگیری نمود.

در انبارهایی که قفسه وجود ندارد و یا اینکه علاوه بر قفسه ها، از کف انبار نیز برای نگهداری کالا استفاده می شود با خط کشی در کف انبار جایگاه زمینی بوجود آورده و آنها را همانند قفسه ها کدگذاری می کنند